Heute muss ich mal wieder meinen Frust loswerden.

Immer wieder bekomme ich mit, wie das Medium E-Mail falsch benutzt wird. Jetzt muss ich mal meinen Frust rauslassen 😉

1. E-Mails ohne Betreff

Nichts hasse ich mehr, als E-Mails ohne Betreff. Es hat schon seinen Grund, dass es die Betreffzeile überhaupt gibt. Aussagekräftige Betreffzeilen, die kurz das Thema der E-Mail beschreiben, helfen, den Überblick im Posteingang zu bewahren. Ich bin ernsthaft am überlegen, ob ich Mails ohne Betreff in Zukunft ungelesen zurückschicken soll. Vielleicht hilft das.

2. Versand von Digitalkamera-Fotos in Original-Auflösung

Moderne Digitalkameras werden mit ihrer tollen Auflösung (10 Megapixel++) beworben. Entsprechend groß sind die Bilddateien dann auch. Um jemanden nur ein paar neue Fotos zu zeigen, reicht es aus, wenn man die Fotos auf eine Größe von 1024*768 Pixeln verkleinert, bei einer JPEG-Komprimierungsqualität von “80”. Zum Konvertieren von Bildern empfehle ich übrigens “IrfanView”, damit kann man viele Bilder in einem Rutsch konvertieren.

3. Versand von Screenshots und anderen Bildern als “BMP”

Immer wieder kommt es vor, dass ich E-Mails mit Screenshots bekomme, die im “bmp”-Format gespeichert worden sind. Das ist die schlechteste Variante, um Bilder zu verschicken. Wenn die Bilder unbedingt verlustfrei gespeichert werden müssen, dann bitte das “png”-Format benutzen, da ist eine Komprimierung “eingebaut”. Oder das bmp-Bild in eine zip- oder rar-Datei packen.

4. Versand von witzigen Videos per E-Mail

Ich habe nicht immer DSL zur Verfügung, wenn ich meine E-Mails abrufe. Wenn ich z.B. unterwegs bin, gehe ich oft mit meinem UMTS Stick online, der aber im Zug meistens nur mit EDGE arbeitet und daher nicht schneller als ISDN ist. Da macht das laden einer so großen Mail nicht wirklich Spaß!

5. E-Mail != Chat

(für nicht-Programmierer: E-Mail ist ungleich Chat)

E-Mail ist “elektronische Post”. Dementsprechend sollte man sich auch verhalten, wenn man E-Mails an jemanden schreibt, den man nicht persönlich kennt. Durch meine Software “Klebezettel” bekomme ich auch ab und zu E-Mails von Anwendern, die Probleme mit der Bedienung haben. Diese sind leider manchmal sowas von “dahingeklatscht”, dass ich diese Mails am liebsten ungelesen in den Papierkorb verschieben würde:

  • Keine Anrede, noch nicht mal ein “Hallo,” in der ersten Zeile
  • Keine abschließende Grußzeile (noch nicht mal ein “MFG” oder “Gruß” <Name>“)
  • Die Mail enthält 10mal mehr Rechtschreib-Fehler als die Diktate meiner 9jährigen Tochter
  • die mail besteht durchweg aus kleinbuchstaben mit sehr langen sätzen die keine kommas enthalten und dadurch sehr schlecht lesbar sind.
  • Abschluss der Mail mit “MFG” ohne nachfolgenden Namen, und die Absender-Bezeichnung besteht aus einem Nicknamen – wie soll ich den Absender bei meiner Antwort nun ansprechen? “Hallo Nobody”? 😉

Wenn man eine E-Mail an einen Support oder an eine andere, nicht persönlich bekannte Person schickt, dann sollte die Mail einen bestimmten Grundaufbau haben:

  • Kompletter Vor- und Zuname im Absender oder zumindest am Ende der Mail (Grußzeile)
  • Aussagekräftiger Betreff (Nein, der Betreff “Frage” oder “Problem” ist nicht aussagekräftig!)
  • Anrede (Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau / Sehr geehrte Damen und Herren / Meinetwegen auch “Hallo Herr…” oder “Hallo Frau…”)
  • Bitte auf grobe Rechtschreib- und Grammatik-Fehler achten
  • Die Großschreibtaste sollte funktionieren. Wenn sie nicht mehr funktioniert, sollte man auf jeden Fall eine neue Tastatur kaufen, bevor man E-Mails verfasst
  • Die Mail mit einer Grußzeile (“Mit freundlichen Grüßen,”, “viele Grüße”, “Gruß”, meinetwegen auch “MFG” und dem eigenen Vor- und Nachnamen abschließen

Vielleicht fällt dem einen oder anderen Leser meines Blogs noch eine Todsünde beim E-Mail-Versand ein und mag dazu einen Kommentar hinterlassen…